Här kan du läsa om hur man använder e-arkivtjänsten. Här finns även en beskrivning av de lagar som styr vilken information vi får lämna ut. Om du har du frågor som inte besvaras på denna sida kan du skicka den via formuläret på sidan Kontakt.
Arkivet
Hur söker man information?
Tryck på Sök och skriv in ett eller flera sökord i fritextrutan. Du kan använda *, för att söka på del av ord, t ex bostads* för att få träff på både bostadskö och bostadsrätt. Bygglovshandlingar med ritningar söks enklast genom att ange fastighetsbeteckningen. Tänk på att en fastighet kan ha fått ändrad fastighetsbeteckning under årens lopp, vilket innebär att du kan behöva söka på den gamla beteckningen.
Du kan också välja avancerad sökning, om det är en viss typ av information du vill söka efter.
Då måste du fylla i ett eller flera fält i ett detaljerat sökformulär. Du måste ange objektstyp, det vill säga vilken typ av handling du söker, samt minst ett sökvillkor.
Om du känner till i vilken del av arkivet en viss handling finns arkiverad kan du även specificera var du vill göra sökningen, genom att välja Delarkiv och klicka dig fram i en trädstruktur. Du väljer mellan olika arkivbildare i strukturen. En arkivbildare är en myndighet i kommunen (förvaltning) vars verksamhet har gett upphov till handlingar som arkiverats.
Sökresultatet visas i en träfflista med rubrik eller titel/namn på samtliga träffar. I de flesta fall finns en eller flera filer knutna till träffen, filen kan exempelvis bestå av ett dokument, en ritning eller en bild.
Tänk på att det är ett urval av den kommunala verksamhetsinformationen som förvaras i e-arkivet. Om du inte får någon sökträff kan det bero på flera saker:
- Du kan ha stavat fel
- Det du söker finns inte i e-arkivet
- Det du söker publiceras inte i e-arkivet på grund av sekretess eller tekniska hinder
Hur hämtar jag dokument?
Du kan ladda ned dokument som du hittat genom att klicka på Visa framför varje träff och därefter välja Ladda ner. Dokumentet kan därefter visas i den bildvisare du har installerad på din dator. För vissa dokument finns en speciell visare som används för att titta på dokumentet.
Om dokumentet inte går att se eller ladda ned kan det innehålla personuppgifter eller omfattas av sekretess. Då kan du istället välja att lägga till det i order, i en beställning som skickas till Söderköpings kommunarkiv via e-arkivet. En handläggare i kommunarkivet prövar då frågan om utlämnande av allmän handling.
Beställningar som görs skickas med e-post.
Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och Dataskyddsförordningen (GDPR)
Varför kan jag inte se ett dokument?
All information i e-arkivet har klassats för att möjliggöra behandling och utlämnande i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) och den svenska kompletterande dataskyddslagen (SFS 2018:218) samt Offentlighets- och sekretesslagen OSL (SFS 2009:400).
Klassningen styr om informationen kan publiceras och lämnas ut automatiskt eller om en manuell prövning måste göras. En manuell prövning innebär att en handläggare på Kommunarkivet måste göra en bedömning om informationen får lämnas ut. I de fall informationen inte kan publiceras i sin helhet går det att göra en beställning direkt i e-arkivtjänsten. Beställningar som godkänts skickas med e-post.
Viss sekretessklassad information publiceras inte alls. Det betyder att den informationen varken går att söka fram eller beställas digitalt. För mer information kontakta Kommunarkivet, se fliken Kontakt.
Vad menas med Offentlighets- och sekretesslag samt Dataskyddsförordningen?
OSL är en kompletterande lag till vår grundlagsskyddade rätt till insyn i en myndighets handläggning av olika ärenden, exempelvis vilka beslut som fattas och på vilken grund. I OSL styrs bland annat hur en myndighet ska hantera sin information och sina handlingar. Vissa uppgifter kan vara känsliga och det kan medföra skada för personen de rör, eller den verksamhet de rör om de lämnas ut. I OSL anges därför vilken typ av information som kan omfattas av sekretess och därmed inte får lämnas ut.
GDPR är en EU-förordning som tillkommit för att skydda människors personliga integritet och den styr hanteringen av personuppgifter som sker helt eller delvis elektroniskt. Den gäller i hela EU och myndigheter, företag och föreningar omfattas av regelverket. Enligt GDPR måste man bland annat informera berörda personer om vilka uppgifter man har om dem, hur de hanteras och till vem man lämnar ut dem. Man måste även ha så kallad laglig grund för att hantera personuppgifterna. Den lagliga grunden för hantering av personuppgifter i e-arkivtjänsten eller för arkivering i e-arkivet är om uppgiften är av allmänt intresse eller om de behövs för myndighetsutövning.